Valmiista tarjouksista laskuihin – näin ExusTrans-laskutus toimii
ExusTransin laskutusprosessi on suunniteltu poistamaan manuaaliset virheet, ehkäisemään erimielisyyksiä ja tarjoamaan selkeät talousdokumentit kaikista toteutetuista kuljetuspalveluista.
Yleiskatsaus ExusTransin laskutusprosessiin
Jokainen ExusTransin lasku muodostetaan varmennettujen alustatietojen perusteella. Näin laskutukseen sisältyvät ainoastaan suoritetut ja vahvistetut kuljetukset.
- 🚛 Kuljetustilaus suoritetaan
- 💬 Tarjous vahvistetaan chatissa
- 📁 Tarjous tallennetaan Valmiiksi tarjoukseksi
- 🧑💼 Ylläpito tarkistaa laskutusjakson
- 🧾 Lasku muodostetaan
- 📄 PDF tuotetaan ja tallennetaan
Vaihe 1: Kuljetustarjoukset saatetaan valmiiksi chatissa
Kun toimitus on valmis, molemmat osapuolet vahvistavat suorituksen ExusTransin chat-järjestelmässä. Tämä vahvistus toimii kuljetuspalvelun virallisena päättymisenä.
- 📱 Vahvistus tehdään chatissa
- 📦 Toimituksen tila varmennetaan
- 💬 Lopullinen hinta ja kustannukset vahvistetaan
- 🔒 Tieto lukitaan laskutusta varten
Vain tarjoukset, jotka molemmat osapuolet ovat vahvistaneet kokonaisuudessaan, voivat edetä laskutusvaiheeseen.
Vaihe 2: Valmiit tarjoukset tallennetaan Valmiiksi tarjouksiksi
Vahvistuksen jälkeen jokainen toteutunut kuljetus tallennetaan järjestelmään Valmiiksi tarjoukseksi. Tästä merkinnästä tulee laskutuksen virallinen taloudellinen viite.
- 📌 Sijainti: Oma profiili → Valmiit tarjoukset
- 🧾 Lopullinen sovittu hinta
- 🛣️ Hyväksytyt tiemaksut ja lisät
- 📍 Reitti- ja toimitustiedot
- 🕒 Valmistumisajankohta
Valmiita tarjouksia ei voi muokata vahvistuksen jälkeen. Tämä varmistaa laskutuksen eheyden ja estää jälkikäteiset muutokset.
Vaihe 3: Validointi ja laskutuksen valmistelu
Ennen laskun muodostamista järjestelmä validoi automaattisesti kaikki Valmiit tarjoukset varmistaakseen tietojen johdonmukaisuuden.
- 🔍 Valmistumistilan varmistus
- 📄 Hintojen ja kustannusten validointi
- 🏢 Yritystietojen tarkistus
- 💶 ALV- ja maatietojen tarkistus
- ⚠️ Puuttuvien tietojen tunnistaminen
Tarjoukset, jotka eivät läpäise validointia, jätetään tilapäisesti pois, kunnes tiedot korjataan.
Vaihe 4: Ylläpito muodostaa laskut kahdesti kuukaudessa
ExusTransin laskut muodostetaan ylläpitäjien toimesta ennalta määritettyjen laskutusjaksojen mukaisesti. Tämä takaa ennakoitavat kirjanpitokaudet.
- 📅 Jakso 1: kuukauden 1. – 14.
- 📅 Jakso 2: kuukauden 15. – kuukauden loppu
- 📊 Mukana vain validoidut Valmiit tarjoukset
- 🧠 Automaattinen ryhmittely asiakkaittain ja kuljetusliikkeittäin
Keskitetty muodostusprosessi varmistaa yhdenmukaisuuden ja sääntelyn noudattamisen.
Vaihe 5: Automaattinen provision laskenta
ExusTrans soveltaa kuljetuspalveluihin vakioalustaprovisiota. Provisio lasketaan automaattisesti ja läpinäkyvästi.
- 🧮 Vakioaste: 20%
- 📌 Sovelletaan kuljetuksen nettohintaan
- ✅ Sisältyy asiakkaan laskuun
- 📄 Näkyy laskutusasiakirjoissa
Järjestelmä ehkäisee virheellistä hinnoittelua ja varmistaa, että kuljetusliikkeet laskevat tarjoukset aina oikein.
Vaihe 6: ALV- ja verosäännöt sovelletaan automaattisesti
Laskun muodostuksen aikana järjestelmä määrittää oikean ALV-käsittelyn yrityksen sijainnin ja rekisteröintitietojen perusteella.
- 🇧🇪 Belgian ALV (21%) soveltuvissa tapauksissa
- 🇪🇺 EU:n käännetty verovelvollisuus
- 🌍 EU:n ulkopuoliset: soveltamisalan ulkopuolella
- 📑 Lainviittaukset lisätään
Tämä prosessi varmistaa, että laskut ovat Belgian ja Euroopan sääntelyn mukaisia.
Vaihe 7: PDF-laskut muodostetaan
Laskennan ja validoinnin jälkeen ExusTrans muodostaa automaattisesti lain vaatimukset täyttävät PDF-laskut.
- 🧾 Yksilöllinen laskunumero
- 🏢 Yrityksen tunnistetiedot
- 💶 Hintaerittely
- 📑 ALV-merkinnät
- 📆 Päiväys ja laskutusjakso
Nämä PDF-dokumentit soveltuvat kirjanpitoon, tarkastuksiin ja talousraportointiin.
Vaihe 8: Laskujen katselu ja lataaminen
Kaikki muodostetut laskut tallennetaan turvallisesti käyttäjätilille ja ovat saatavilla milloin tahansa.
- 👤 Sijainti: Oma profiili → Laskut
- ⬇️ PDF-lataus yhdellä klikkauksella
- 📊 Laskun tilan seuranta
- 📁 Historiallinen arkisto
Käyttäjiä suositellaan lataamaan ja arkistoimaan laskut omaa kirjanpitoa varten.
ExusTransin laskutusjärjestelmän hyödyt
Automatisoitu laskutusprosessi tarjoaa merkittäviä etuja sekä asiakkaille että kuljetusliikkeille.
- ✅ Pienempi hallinnollinen työmäärä
- ✅ Läpinäkyvä hinnoittelu
- ✅ Pienempi riitariski
- ✅ Tarkastusvalmis dokumentaatio
- ✅ Ennakoitavat laskutusjaksot
❓ Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Milloin tarjouksesta tulee Valmis tarjous?
Tarjouksesta tulee Valmis tarjous sen jälkeen, kun kuljetus on suoritettu ja molemmat osapuolet vahvistavat toimituksen chatissa.
Mistä näen Valmiit tarjoukseni?
Löydät kaikki valmiit toimeksiannot kohdasta Oma profiili → Valmiit tarjoukset.
Voinko muokata Valmista tarjousta vahvistuksen jälkeen?
Et. Valmiit tarjoukset lukitaan vahvistuksen jälkeen läpinäkyvän ja luotettavan laskutuksen varmistamiseksi.
Kuinka usein laskut muodostetaan?
Laskut muodostetaan kahdesti kuukaudessa: 1.–14. ja 15.–kuukauden loppu.
Kuka muodostaa laskut?
Laskut muodostavat ExusTransin ylläpitäjät varmennettujen Valmis tarjous -tietojen perusteella.
Sisältyvätkö kaikki valmiit tarjoukset seuraavaan laskuun?
Kyllä. Kaikki laskutusjakson aikana validoidut Valmiit tarjoukset sisällytetään seuraavaan laskuun.
Miten 20% provisio lisätään?
Provisio lasketaan automaattisesti kuljetusliikkeen nettohinnasta ja sisällytetään lopulliseen laskuun.
Milloin ALV lasketaan?
ALV lasketaan automaattisesti laskun muodostuksen yhteydessä yrityksen sijainnin ja ALV-rekisteröintitietojen perusteella.
Milloin PDF-lasku muodostetaan?
PDF-laskut muodostetaan heti, kun laskutusjakso on päättynyt ja hyväksytty.
Mistä voin ladata laskuni?
Kaikki laskut ovat saatavilla kohdassa Oma profiili → Laskut, ja ne voi ladata milloin tahansa.
Mitä jos Valmis tarjoukseni sisältää virheellisiä tietoja?
Ota välittömästi yhteyttä ExusTransin tukeen. Korjaukset voidaan tehdä vain ennen laskun muodostamista.
Miksi Valmis tarjoukseni puuttuu laskulta?
Valmis tarjous voidaan jättää pois, jos se on keskeneräinen, tarkistettavana tai siitä puuttuu vaadittuja tietoja.
Voinko saada laskut useammin?
Et. Laskut toimitetaan kiinteiden laskutusjaksojen mukaisesti yhdenmukaisen kirjanpidon varmistamiseksi.
Kuinka kauan laskuja säilytetään ExusTransissa?
Laskut säilytetään turvallisesti tililläsi ja ovat saatavilla lakisääteisten säilytysvaatimusten mukaisesti.
Pitääkö minun säilyttää omat laskukopioni?
Kyllä. Käyttäjät vastaavat laskujen lataamisesta ja arkistoinnista omaa kirjanpitoa ja veroasiakirjoja varten.
Yhteenveto
Chat-vahvistuksesta lopulliseen PDF-toimitukseen ExusTrans hallinnoi koko laskutusprosessia rakenteellisesti ja läpinäkyvästi. Käyttämällä Valmiita tarjouksia ainoana totuuden lähteenä, soveltamalla automaattisesti provisio- ja ALV-sääntöjä sekä muodostamalla vaatimustenmukaiset asiakirjat alusta varmistaa luotettavan laskutuksen kaikille käyttäjille.
eXus Dev